Zo organiseer jij een onvergetelijk vriendenweekend

Voordat je tickets boekt of alvast accommodaties in je favorieten zet, is het handig om eerst helder te krijgen wat er allemaal moet gebeuren. Ga je vliegen? Heb je visa nodig? Hoe zit het met vervoer daar? En waar slapen jullie eigenlijk? Hoe verder weg je gaat, hoe meer er geregeld moet worden. Een busje naar België is wat anders dan met tien man Jordanië door. Dus ja, even een lijstje maken met alles wat geregeld moet worden is geen overbodige luxe. Denk aan vervoer, verblijf, activiteiten én een inschatting van wat het allemaal gaat kosten. Je wil niet dat de helft op de eerste dag al blut is.

Iedereen mee laten beslissen klinkt leuk in theorie, maar in de praktijk loopt dat meestal uit op ellenlange discussies en niemand die uiteindelijk iets regelt. Wat wél werkt, is een klein groepje samenstellen die de touwtjes in handen neemt. Denk aan een soort mini reiscommissie. Zij zoeken alles uit, leggen dingen voor en nemen knopen door. Tuurlijk, je vraagt wel om input, maar het scheelt een hoop gedoe als niet iedereen overal een mening over hoeft te hebben.

Zelfs als je een topteam hebt dat de voorbereiding op zich neemt, blijft het handig om ook tijdens de reis dingen te verdelen. Wie houdt het geld bij? Wie zoekt leuke restaurants of activiteiten uit? Wie regelt de muziek in de auto of zorgt dat de bagage een beetje normaal wordt gestapeld? Door dit van tevoren al een beetje te verdelen, voorkom je dat één iemand de halve vakantie loopt te regelen terwijl de rest luiert in de zon.

Deze spreekt eigenlijk voor zich, maar toch gaat het hier vaak mis. Alles is nu eenmaal lastiger te regelen als je met een grotere groep bent. Vliegtickets zijn sneller weg, accommodaties zitten eerder vol en sommige dingen kun je niet eens meer online boeken als je met z’n tienen bent. Dan moet je bellen of mailen en hopen dat ze plek voor jullie hebben. Dus hoe eerder je begint, hoe groter de kans dat je precies krijgt wat je wil. Ook niet onbelangrijk, hoe langer je hebt om de kosten een beetje te spreiden. Stel dat je kiest voor een boot huren Amsterdam om lekker met de hele groep door de grachten te kunnen varen, dan kun je dit het beste zo snel mogelijk regelen.

Natuurlijk wil je ruimte houden voor spontaniteit. Maar een beetje overzicht kan geen kwaad. Als je ongeveer weet wat je wanneer gaat doen, voorkom je chaos en gezeur. Niemand zit erop te wachten om elke ochtend weer diezelfde discussie te voeren over wat het plan is. Je hoeft echt geen strak schema van minuut tot minuut te hebben, maar een globaal overzicht met wat vaste plannen hier en daar is gewoon fijn. Dan weet iedereen waar hij aan toe is én kun je daar omheen nog prima improviseren.

Trek je portemonnee niet elke keer apart als je ergens gaat eten met de groep, want dat duurt eeuwig en levert alleen maar verwarring op. Veel handiger is het om een gezamenlijke pot te maken. Iedereen legt vooraf wat geld in, en daar worden dan de gezamenlijke kosten van betaald. Denk aan boodschappen, maaltijden, entreegelden… dat soort dingen. Spreek wel van tevoren af wat er wel en niet uit de pot gaat. Je wil geen discussies over dure cocktails of souvenirs van iemand die het halve bedrag alweer opmaakt aan prullaria.