Zo zorg jij jouw wagenparkbeheer effectief beheert

Bij bedrijven die geen opgeleide wagenparkbeheerders hebben, is het van belang om te overwegen of het beheer van het wagenpark zelfstandig kan worden uitgevoerd of dat het beter is om uit te besteden. Wanneer wagenparkbeheer samengaat met veel andere belangrijke activiteiten, kan het takenpakket snel overweldigend worden. Uitbesteden is dan wellicht een eenvoudigere keuze. Digitale hulpmiddelen bieden veel steun voor het beheer van het interne wagenpark.

In-house wagenparkbeheer biedt de mogelijkheid voor interne controle en overzicht, is soms voordeliger en onafhankelijk van externe partijen. Kiezen voor intern beheer van het wagenpark kost echter veel tijd en veel ruimte voor analyse is er vaak niet bij. Outsourcing vraagt niet om interne kennis en bespaart tijd die ten gunste komt voor andere taken. Je moet wel rekening houden met aanzienlijke kosten en de controle over het wagenpark deels uit handen geven.

Het is mogelijk om schade aan een van je voertuigen te registreren in de software voor wagenparkbeheer. In zulke situaties kun je eenvoudig een reparatieverzoek indienen. Daarna worden de activiteiten die zijn uitgevoerd ook in het systeem opgenomen, wat het mogelijk maakt om een complete documentatie van de schade op te stellen. Documenten, zoals afbeeldingen of ongevalsrapporten, kunnen direct aan het voertuig worden gekoppeld door middel van documentbeheer.

Voor een effectieve administratie is het noodzakelijk dat alle voertuigdocumenten op elk moment georganiseerd en bereikbaar zijn. In wagenparkbeheer is het noodzakelijk om de kosten van voertuigen, chauffeurs en bestellingen te analyseren en te optimaliseren. Permanente analyse en het optimaliseren van processen zijn essentieel voor de dagelijkse gang van zaken. Bovendien zijn er onder andere sleutelbeheer en coördinatie van voertuigen. Welke medewerker ontvangt welk voertuig en op welke datum? Wie overhandigt de sleutel aan de medewerker en waar wordt deze veilig opgeslagen? Het beheer van de logboeken is eveneens een belangrijke verantwoordelijkheid.

Met software is het mogelijk om een aantal voertuigen te beheren dat je wilt. Naast voertuigen en vrachtwagens zijn ook industriële voertuigen zoals vorkheftrucks, pallettrucks of orderverzamelaars geregistreerd. In de software staan, indien gewenst, zowel technische als commerciële informatie nauwkeurig opgeslagen. Zo worden in de software gegevens zoals contracten, voertuigdocumenten, schade en kosten op een centrale manier beheerd. Bestaande catalogi maken de invoer eenvoudiger en creëren een gestructureerde database, waardoor je voortdurend geïnformeerd bent over de staat en de uitrusting van het wagenpark. Joe!