Managed print services uitgelegd: de stille winst op je kantoor

Op zichzelf lijkt een haperende printer een onschuldig probleem. Even de toner vervangen, even een driver opnieuw installeren, even wachten tot het ding weer online is. Maar die kleine onderbrekingen tellen op. Iedereen die weleens vlak voor een afspraak stond te wachten tot een presentatie eruit rolde, weet hoe irritant het is. En het blijft niet bij jouw tijd. Ook je IT-collega of de handigste persoon op de afdeling is er telkens even mee bezig. Bij elkaar opgeteld gaat het om uren per maand die niemand echt ziet, maar die wel degelijk verloren gaan. Het is precies het soort verspilling waar je weinig van merkt tot je erop gaat letten.

Bij managed print services geef je het volledige beheer van je printomgeving uit handen aan een gespecialiseerde partij. Die kijkt eerst hoe er binnen je bedrijf wordt geprint, welke apparaten er staan en waar het slimmer kan. Vervolgens neemt de leverancier alles over wat met printen te maken heeft. Het onderhoud, de levering van toners, het oplossen van storingen en het in de gaten houden van de apparaten. Loopt een toner bijna leeg, dan ligt de nieuwe er al voordat je het merkt. Gaat er iets mis, dan wordt het vaak op afstand opgelost. Jij hoeft nergens meer aan te denken, want dat doet iemand anders voor je.

Een printer aanschaffen voelt als een eenmalige uitgave, maar dat is het zelden. De echte kosten zitten in alles eromheen. Toners zijn duur, onderhoud kost geld en losse contracten met verschillende leveranciers maken het geheel onoverzichtelijk. Bij managed print services betaal je meestal een vast bedrag, bijvoorbeeld per afdruk. Daardoor weet je precies waar je aan toe bent en kom je niet meer voor onverwachte rekeningen te staan. Voor een ondernemer of manager is dat prettig, want voorspelbare kosten maken je begroting een stuk rustiger. Je ruilt een rommelige verzameling uitgaven in voor één helder overzicht, en vaak blijkt het totaal ook nog eens lager uit te vallen.

Wat veel mensen niet beseffen, is dat een moderne printer eigenlijk een computer is die aan je netwerk hangt. Hij verwerkt gevoelige documenten en kan, als je niet oplet, een zwakke plek in je beveiliging vormen. Denk aan vertrouwelijke papieren die onbeheerd in de lade blijven liggen, of apparaten die nooit een update krijgen. Een professioneel beheerde printomgeving houdt hier rekening mee, met veilige toegang en updates die netjes worden doorgevoerd. Daarnaast valt er winst te behalen op verspilling. Door slimmer om te gaan met dubbelzijdig printen en zuinigere apparaten bespaar je papier en toner. Dat is goed voor je portemonnee en meteen ook een stuk duurzamer.

Niet elk bedrijf heeft er direct baat bij. Werk je in je eentje met één printer op zolder, dan is het waarschijnlijk overkill. Maar zodra je meerdere apparaten hebt, met een team dat er dagelijks gebruik van maakt, wordt de rekensom snel duidelijk. Ook als je merkt dat de printer telkens voor kleine irritaties zorgt, of als je grip wil krijgen op onduidelijke kosten, is het het overwegen waard. Het gaat uiteindelijk niet om de apparaten zelf, maar om de rust die je ervoor terugkrijgt. Geen gedoe meer, geen verrassingen en geen tijd die verdwijnt in iets waar je eigenlijk nooit mee bezig zou willen zijn.

Wil je weten of het voor jouw kantoor iets oplevert, dan is het slim om je huidige situatie eens goed te laten bekijken. Een specialist in managed print services kan precies uitrekenen waar de winst zit. Een partij als PCI helpt bedrijven om hun printomgeving efficiënter, veiliger en voordeliger te maken, zodat jij je met een gerust hart op belangrijkere dingen kunt richten.