5 tips om zelf gemakkelijk en snel je boekhouding te fixen

Schiet jij ook altijd in paniekmodus als je de melding krijgt dat je de belastingaangifte weer kan doen? Alle papieren liggen overal en het is op je woonkamervloer al net zo chaotisch in je hoofd. Geen nood, wij hebben een aantal tips waarmee je het zelfboekhouden onder de knie krijgt.

Tip 1: Fotograferen

Hoe krijg je facturen snel de boekhouding in? Simpel, door een foto te maken met je smartphone. Er zijn bepaalde apps voor je smartphone, waarmee je direct foto’s van facturen naar de boekhouding stuurt. Sneller kan bijna niet. Bijkomend voordeel is dat je met een goede foto, waar alle factuurinformatie opstaat, de originele factuur ook nog weg mag gooien. Win-win situatie.

Tip 2: Organiseren

Wil je je financiële processen laten versnellen? Dan is een goede stap hier naartoe: je boekhouding online doen. Dit doe je met een boekhoudprogramma dat speciaal is ontwikkeld. Een boekhoudsysteem kan een hoop werk uit handen nemen. Wanneer je alles handmatig moet bijhouden in een Excel-lijstje, kost het je veel tijd om alles bij te houden en verlies je daarnaast snel het overzicht. Een boekhoudprogramma helpt je om zaken inzichtelijker te maken en zorgt ervoor dat je meer tijd hebt voor andere activiteiten. Denk bij het opzetten van je administratie daarom ook aan een online boekhoudprogramma.

Tip 3: Overtypen

Het verwerken van inkoopfacturen is eigenlijk niets anders dan het overnemen van de factuurinformatie en het koppelen aan een kostencategorie. Als je als ondernemer de inkoopfacturen aan het verwerken bent, merk je al snel dat de meeste tijd in het overnemen van de factuurinformatie gaat zitten. Ook dat is tegenwoordig voorbij! Er wordt namelijk steeds meer gebruik gemaakt van elektronische UBL-facturen, die herkend kunnen worden door moderne boekhoudprogramma’s. Als zo’n elektronische factuur de boekhouding in komt, wordt alle factuurinformatie al direct in de boekhouding ingevoerd. Het enige dat je als ondernemer zelf nog moet doen is bepalen bij welke kostencategorie deze hoort.

Tip 4: Automatisering

Om je boekhouding nog meer te versnellen kun je je boekhoudprogramma koppelen aan andere systemen. Je verbetert bedrijfsprocessen doordat ze geautomatiseerd worden. Je kunt het boekhoudsysteem bijvoorbeeld koppelen aan de Belastingdienst, CRM-software, de bank of een incassobureau. Wanneer je het boekhoudpakket bijvoorbeeld integreert met de Belastingdienst, kun je eenvoudig btw-aangifte doen op basis van de gegevens die in het systeem zijn opgeslagen. Je slaat op deze manier dus een aantal stappen over en versnelt hierdoor deze boekhoudingsprocessen. Daarnaast maakt je boekhoudprogramma ook dagelijks automatisch een back-up van al je gegevens. Dan weet je zeker dat alles veilig bewaard blijft.

Tip 5: Apps

Wat je boekhouding ook vergemakkelijkt, is wanneer je niet bent gebonden aan een specifieke locatie. Veel boekhoudprogramma’s hebben een bijbehorende app, zodat je je boekhouding waar en wanneer je maar wilt kunt bijhouden. Je hebt je data altijd inzichtelijk en hebt de mogelijkheid om eenvoudig facturen te uploaden en te bewaren met de scan-en-herken-functie. Je hoeft slechts een foto te maken van de facturen of bonnetjes en hebt ze hierna direct opgeslagen en geordend. Hierdoor heb je een stuk minder papier rondslingeren en kun je alles snel weer terugvinden. Appeltje eitje toch?